Vos journées de travail sont très rythmées, vous souhaitez donc optimiser votre temps en vous organisant correctement. Afin d’être plus efficace et plus productif dans chacune de vos tâches, tournez-vous vers l’utilisation d’une application d’organisation de travail. Comprendre leur fonctionnement et connaître les avantages de l’utilisation de ces outils est indispensable pour une journée plus productive.
Alors, comment organiser efficacement sa journée de travail ? Comment se passe une journée-type pour un employé ? Chez Jadéclo, on vous dit tout ! On vous donne des conseils pour trouver la bonne organisation afin d’optimiser votre temps et trouver les bons outils.
8h30 – Vous venez tout juste d’arriver au travail, direction Asana
À priori, la première chose que vous faites en arrivant au travail le matin (après avoir pris votre café), c’est de visualiser quelles sont vos tâches du jour pour organiser votre journée en fonction des choses urgentes ou non à faire. Pour cela, Asana sera votre meilleur allié.
Alors c’est quoi exactement Asana ? Asana c’est une application d’organisation de travail, un outil de gestion des tâches et de gestion de projets visant à faciliter votre organisation.
C’est une plateforme collaborative vous aidant à vous synchroniser en équipe et vous permettant d’avoir une vision d’ensemble de votre journée et de celle de vos collègues.
Pour une meilleure organisation au travail, c’est simple : après avoir créé un compte Asana, chaque membre dispose de son propre calendrier, de son espace de travail personnel. Ensuite, il suffit de créer une tâche qui peut être complétée par des sous-tâches. Pour mieux vous organisez, n’hésitez pas à ajouter des deadlines (échéances de date) pour une certaine heure ou date afin de savoir exactement pour quand terminer votre tâche. Votre to-do-list est donc prête. Cochez une tâche quand celle-ci est terminée et passez à la suivante!
Le conseil made in Jadéclo : organisez votre liste en fonction des priorités pour un gain de temps supplémentaire. Vous aurez alors une visibilité globale sur votre emploi du temps de la journée et n’aurez qu’à les déplacer pour les classer dans l’ordre que vous désirez.
Bon à savoir : Asana dispose d’une version gratuite qui vous donne accès à de nombreuses options dans un premier temps. Pour des options supplémentaires telles que l’intégration d’Adobe Creative Cloud ou la personnalisation de vos modèles, il sera nécessaire de passer à la version payante.
9h – vous prenez connaissance de votre agenda : quels sont vos rendez-vous du jour ?
La journée continue, un nouveau rendez-vous vient de se confirmer, vous l’intégrez de suite à votre agenda. Pour pouvoir vous organiser correctement vous avez décidé de noter tous vos rendez-vous dans Google Agenda. Pratique, vous pouvez même recevoir un SMS ou une alerte sur votre téléphone pour vous rappeler de vos réunions importantes. Ainsi, impossible de louper la nouvelle, grâce à la synchronisation de l’application sur tous vos appareils. Google Agenda est présent sur votre ordinateur, votre téléphone et votre tablette.
Cette application d’organisation de travail a comme avantage de pouvoir être partagée à vos collaborateurs. Plus besoin de les informer de chacun de vos déplacements, vous gagnez du temps sur votre journée de travail.
Oubliez le bon vieil agenda papier, vous avez ainsi une vue d’ensemble pour vous organiser correctement et optimiser votre temps de travail. En plus, Google Agenda est consultable même hors ligne, vous avez accès à votre emploi du temps quand vous le désirez.
Le petit + : il est personnalisable à souhait ! Définissez une couleur pour chaque client, personnalisez les alertes…Encore mieux, certains événements peuvent même s’ajouter automatiquement (billets d’avion, déjeuners d’affaire…).
10h – Direction Slack, on a besoin de votre avis pour un projet
Tout au long de votre journée, vous avez besoin de rester en contact avec vos collaborateurs. Pour avoir une réponse rapidement, oubliez le bon vieil email, c’est sur Slack que tout se passe.
Slack c’est quoi ? Un service de messagerie instantanée qui vous permet de rester en contact permanent avec vos collègues et tous vos collaborateurs. En soit, l’application se rapproche plus du chat. Elle vous permet de communiquer de plusieurs façons :
- Créez votre conversation privée avec la personne de votre choix. Un option supplémentaire vous permet même de faire des conversations de groupe privées.
- Mais vous pouvez également vous retrouver en groupe sur une même chaîne symbolisée par un « # ». Ces chaînes sont publiques et peuvent être rejointes par chaque personne qui le souhaite.
Slack est aussi un moyen simple d’échanger des dossiers entre employés et collaborateurs. N’hésitez pas à partager des fichiers Word, des images, des vidéos et même des sons.
Il peut être relié à une autre application d’organisation de travail tel que Dropbox ou d’autres comme Google Drive.
Le petit + : la version gratuite de Slack offre déjà de nombreuses possibilités :
- Des appels vidéo
- L’ajout de 10 applications complémentaires pour faciliter le partage comme Google Agenda, Dropbox ou OneDrive.
- Un stockage de près de 10 000 messages.
14h – prenez des notes avec Evernote, vous avez une réunion importante !
Une dizaine d’informations débitées en quelques minutes, il faut prendre des notes et vite ! Pas le temps de sortir un crayon et de trouver le premier bout de papier qui traîne, ouvrez Evernote !
Evernote est un outil de prise de notes qui vous permet de centraliser plusieurs informations et donc de pouvoir être mieux organisé dans votre travail. Oubliez votre bon vieux carnet de posts-it, Evernote est LA solution qu’il vous faut pour gagner un temps précieux.
Comme les trois autres applications web précédentes, Evernote est disponible sur ordinateur, tablette et téléphone, un excellent moyen de centraliser toutes vos notes dans un seul et même endroit.
Evernote c’est simple, vous pouvez créer des notes à l’infini, écrire tout ce qui vous passe par la tête. Elles peuvent toutes être triées facilement par catégories en créant des « Carnets de notes ».
À savoir : avec la version gratuite, vous pouvez synchroniser vos notes sur deux appareils maximum tandis que la version payante vous offre une synchronisation illimitée.
Le but étant de créer votre propre organisation afin de pouvoir optimiser votre temps et ne pas avoir à chercher des informations inutilement.
Le petit + Evernote : vous pouvez également enregistrer des pages web, des PDF, des emails et planifier des rappels pour les consulter.
16h – Vous avez perdu un dossier important : ouf, il est sur Dropbox !
Pas de panique, si vous avez bien fait les choses, votre dossier devrait être soigneusement rangé dans Dropbox.
Dropbox est un outil de synchronisation et de centralisation de vos fichiers. Cela fonctionne grâce à un système de cloud sur lequel sont stockés tous vos documents. À partir du moment où vous avez créé votre compte, les fichiers que vous intégrez à Dropbox sont accessibles à tous les abonnés de votre compte.
En tant qu’application d’organisation de travail, Dropbox vous permet de :
- Partager vos dossiers entre tous les membres de l’équipe : si vous avez besoin d’un dossier sur un client qui n’est pas le vôtre, inutile de traverser tout le bureau, vous pouvez y accéder en un clic.
- Sauvegarder vos fichiers en ligne et les mettre à jour en direct pour tous les collaborateurs.
Le petit + : Dropbox permet trois accès différents : un accès public, un accès privé et un accès partagé sur invitation. Ce dernier donne donc accès à certains fichiers (autorisés) à d’autres membres extérieurs.
Pour conclure : La journée se termine sans imprévu. S’organiser au travail devient plus simple en sachant quelle application d’organisation de travail utiliser à quel moment. Cela est primordial pour optimiser votre temps. Agencez vos différentes tâches pour être plus efficace et vous verrez que votre journée s’écoulera beaucoup plus simplement. Oubliez le stress d’une tâche passée à la trappe, vous terminez votre journée sans pression.
