Webinar, ou webinaire en français, est un mot issu de la combinaison des termes « séminaire » et « web ». Cet outil de communication assez récent utilise la technologie du live ou streaming sur internet.
Le principe se rapproche assez de celui de la télévision*.
En règle générale, les webinars ne sont que des outils de retransmission de conférence ou de réunion, autrement dit il y a un orateur (l’équivalent d’un conférencier ou speaker) qui délivre un discours préparé en amont. Même si cette forme de webinar existe encore, on assiste aujourd’hui à une évolution du concept vers une forme beaucoup plus interactive et vivante.
* : à la différence de la télévision, le streaming permet une interaction entre le public et l’orateur.
Ce système participatif permet en général d’avoir un contenu mieux adapté et plus proche des envies de l’auditoire.
Le webinar : pourquoi les entreprises l’adorent !
Les applications du webinar sont nombreuses et sont de plus en plus utilisées, les marques et entreprises aimant son côté « communication directe et efficace », en cohésion avec un public :
• Simple présentation de votre entreprise,
• Démonstration de l’efficacité d’un produit en direct,
• Interaction directe avec des clients ou de potentiels clients,
• Tutoriel et explications sur l’utilisation d’un bien, d’un service, les rouages d’un métier…
Tout est possible avec un webinar, la communication traditionnelle dépasse de nouvelles limites !
Le fait que les clients et prospects puissent interagir entre eux via une messagerie instantanée peut aussi amener vos clients à en convaincre d’autres d’acheter vos produits à votre place !
La place du témoignage peut être utilisée très couramment dans un webinar.
Les coûts de production d’une émission peuvent varier selon le type de webinar que vous souhaitez réaliser, néanmoins la démocratisation de ces technologies ne laisse pas présager une envolée des prix, bien au contraire. Même si le direct sur internet a mis du temps à se développer en France, il lui reste encore un bel avenir devant lui.
Le streaming prend, dans notre cas, la forme d’un débat ou simple entretien entre les divers speakers du live (équivalent de streaming/stream). Aussi, les interactions avec les spectateurs se font facilement par le biais d’une fonction de chat (messagerie instantanée), sur lequel les viewers peuvent poser leurs questions et émettre des remarques, lors du direct.
Les speakers ont ainsi tout le loisir d’y répondre, immédiatement ou quand le moment se présente durant le webinar. Une joie pour chaque spectateur que d’être cité ou d’obtenir en live, la réponse à sa question !
Comment se passe l’enregistrement d’un webinar ?
Pour expliquer le déroulé et l’aboutissement d’un webinar diffusé en direct, rien de mieux qu’une mise en situation. Dans l’exemple que nous prenons aujourd’hui, le webinar s’articule en une seule partie d’une heure avec à l’écran deux invités et un « host » ou « présentateur ».
Après être arrivés sur les lieux du tournage, un studio et une régie entièrement équipés, nous avons pu assister à toutes les étapes de déroulement d’un webinar. Ce dernier étant prévu pour durer une heure.
Evidemment, tout débute par l’installation du matériel. Cette tâche a été effectuée par le réalisateur plus tôt dans la journée. Un équipement aussi complexe que complet a été mis à disposition pour le stream. Le matériel varie évidemment en fonction du type de webinar réalisé, dans notre cas il s’agissait d’un plateau télé très formel.
Le matériel et les ressources nécessaires pour pouvoir diffuser en direct
Nous avions quatre caméras haute définition, dont une sur « rail » permettant d’effectuer un travelling horizontal. Ces caméras sont positionnées de manière à ce que chacune d’entre elles puisse effectuer un plan convenable de chaque invité. Chaque objectif est réglé minutieusement afin d’avoir la meilleure mise au point possible ainsi que le meilleur rendu de couleur.
Ces caméras sont placées sur des pieds métalliques culminant à environ 2 mètres du sol. Mise à part la caméra déplaçable, ces dernières sont placées au-dessus d’écrans plats HD. Ils sont utilisés afin de montrer aux personnes sur le plateau les différentes informations des présentations qu’ils utilisent. En effet, chaque invité peut réaliser une présentation (du type powerpoint ou keynote) qui sera visible sur le live et avec laquelle l’invité en question pour interagir directement avec clavier et souris.
Un cadreur est présent sur le plateau pendant la diffusion du webinar, il est la seule personne autorisée à y être pendant le tournage.
Il réalise les travellings, signale aux personnes sur le plateau à quel moment ils sont à l’image, combien de temps il leur reste avant la fin de l’émission, se déplace parfois sur le plateau en plein live pour des corrections urgentes (qui doivent bien sûr, rester invisibles !).
Pour ce webinar une tablette était entre les mains de l’host afin qu’il puisse recevoir diverses remarques du chat ou les questions des internautes. Ce dernier lui servait aussi à visualiser les résultats des différents sondages posés aux spectateurs au cours du webinar.
Silence, lumières et… action !
La lumière est d’une importance capitale sur un plateau, c’est pourquoi, pas moins de huit projecteurs ont été installés. Que ce soit pour des questions techniques ou de rendu final de l’image, l’éclairage permet d’obtenir une qualité d’image meilleure, ce dernier est même adapté en fonction des couleurs de peau, habits et accessoires des différentes personnes sur le plateau.
Que serait l’image sans son dans un webinar ?
Pas grand chose, à vrai dire ! Pour cela un micro-cravate relié à un émetteur au niveau de la ceinture est installé sur chaque membre du plateau.Les émetteurs, sans fil, sont connectés à des récepteurs qui enregistrent le son pour l’incorporer au rendu final du live.
Une installation et une préparation du plateau et des speakers qui sont donc bien rigoureuses pour un résultat ultra qualitatif et professionnel.
Quid de la régie ? Dans notre cas, la régie est une salle à part, close durant le live, dans laquelle on trouve cinq ordinateurs et un moniteur affichant le mélangeur de flux vidéo. Plus simplement, ce moniteur permet au régisseur, ou réalisateur, de voir tous les points de vue des caméras simultanément et de changer de l’une à l’autre quand bon lui semble grâce à un boitier de contrôle.
Des logiciels à votre écran : la technique avant la magie !
Pour assurer la coordination de tous ces outils, les cinq ordinateurs utilisent tous des logiciels différents et remplissent des tâches bien particulières.
Le régisseur, ou réalisateur dans notre cas, s’occupe de lancer certaines vidéos sur le live grâce au logiciel Wirecast, spécialisé pour la vidéo en direct sur internet. Il sera donc possible de lancer le générique d’une émission puis de passer au point de vue d’une caméra puis passer à un jingle, etc…
En plus de gérer cela, il peut calibrer comme nécessaire les micros au moyen du même logiciel et d’une table de mixage.
Utilisé en tandem avec Wirecast, le logiciel Desktop Presenter permet simplement de réaliser une capture vidéo d’un écran et de la retransmettre à n’importe quel autre appareil. Dans notre cas, deux ordinateurs utilisaient cette fonctionnalité.
Un pour montrer les résultats d’un sondage qui étaient envoyés à l’host et sur le live directement, un autre diffusait la présentation powerpoint des invités qui était retransmise sur les écrans plats, dont nous avons parler précédemment, et sur le live.
Un logiciel comme Final Cut Pro sera utilisé afin de faire les ajustements vidéo nécessaires au bon déroulement du webinar. On notera par exemple les changements de date et de titres dans les incrustations texte pour les différentes éditions d’un webinar. Si celui-ci est enregistré c’est également avec ce logiciel qu’un rendu final pourra être réalisé puis remis en ligne pour rediffusion.
Des logiciels à votre écran : la technique avant la magie !
Le rôle de l’agence Jadéclo pour ce webinar était multiple.
Pendant toute la durée de l’événement : accueil des participants au webinar afin de leur expliquer les tenants et les aboutissants de l’organisation de ce dernier. Par exemple, le fait que le webinar dure seulement une heure et que les orateurs ne soient pas habitués à ce type d’exercice amène à effectuer une répétition avant la diffusion en direct. Cela permet de régler les derniers soucis techniques, mettre en confiance les participants et faciliter le respect de la timeline du webinar.
Pendant la diffusion en live du webinar : lancement des sondages sur la plateforme de streaming live, récolte des réponses du public et leur diffusion, via le réalisateur, modération du chat, des différentes questions et commentaires remontant aux invités.
En fin d’émission, les spectateurs ont l’occasion d’envoyer de répondre à un questionnaire et de donner leurs sur de possibles améliorations des prochains webinars. Avec plus de 200 spectateurs présents en moyenne sur le live pour cette édition, ce webinar a été une réussite.
Pour conclure :
En définitive, utiliser une plateforme webinar pour transmettre des messages à sa communauté est une expérience du webinar enrichissante qui peut porter ses fruits si la stratégie est bien établie. On se demande souvent ce qui se trouve derrière les caméras pendant un film par exemple, le déroulement de l’émission a été très instructive. La coordination que demande un tel exercice est impressionnante à regarder, notamment dans la relation entre le réalisateur et le cadreur.
Le webinar en direct, enfin un média où l’interaction a une place instantanée et primordiale !
